Billing, Collections Policy & Procedure

POLICY:

After our patients have received services, 佛罗里达大学健康冰球突破平台的政策是准确和及时地为患者和适用的付款人开具账单 manner. 在此计费和收款过程中，工作人员将提供 优质的客户服务和及时的跟进，以及所有未结清的客户 将按照美国国税局和财政部的501(r) final rule under the authority of the Affordable Care Act.

PURPOSE:

这项政策的目标是提供明确和一致的指导方针 以一种促进 compliance, patient satisfaction, and efficiency. Through the use of billing 声明，书面通信和电话，佛罗里达大学健康冰球突破平台 是否会努力告知患者自己的经济责任 以及可用的财政援助方案，以及跟进 patients regarding outstanding accounts. Additionally, this policy requires 佛罗里达大学健康冰球突破平台作出合理的努力，以确定病人的 有资格获得佛罗里达大学健康冰球突破平台的财政援助 从事特别催收行动前的援助政策 to obtain payment.

DEFINITIONS:

Extraordinary Collection Actions (ECAs): 一份由美国国税局和财政部定义的收款活动清单 卫生保健机构只能对个人采取行动以获得 在作出合理的努力确定后支付照顾费用 个人是否有资格获得经济援助. These actions 在本政策下文第II节中进一步定义，并包括行动 例如向信用局/报告机构报告不利信息 along with legal/judicial actions such as garnishing wages.
Financial Assistance Policy (FAP): 一个单独的政策，描述UF健康冰球突破平台的财政援助 项目，包括患者必须满足的标准 有资格获得经济援助以及由个人办理的手续 may apply for financial assistance.
Reasonable Efforts: 医疗保健机构必须采取的一系列行动来确定 个人是否有资格根据UF健康冰球突破平台的财政援助政策获得财政援助. In general, reasonable efforts 可能包括推定是否有资格获得全额 或部分协助，以及为个人提供书面和 口头通报FAP计划及申请程序.

PROCEDURE:

I. Billing Practices

A. Insurance Billing

1. 对于所有有保险的病人，佛罗里达大学健康冰球突破平台将向适用的第三方收费 付款人(根据患者提供的信息或经患者核实的信息) in a timely manner.
2. 如果付款人因电子邮件上的错误而拒绝(或不处理)索赔 我们代表佛罗里达大学健康冰球突破平台不会向患者收取任何费用 超出了如果付款人支付了索赔，病人所欠的金额.
3. 如果索赔被拒绝(或不处理)由付款人由于外部因素 在我们组织的控制下，工作人员会跟进付款人 并尽可能耐心地协助解决索赔问题. If resolution 不发生审慎的后续努力，UF健康冰球突破平台可以 给病人开账单或采取其他符合现行规定的措施 and industry standards.

B. Patient Billing

1. 所有没有保险的病人都会直接及时地收到账单，他们会 接收作为组织正常计费流程一部分的对账单.
2. 对于参保患者，在第三方支付者处理了索赔后， 佛罗里达大学健康冰球突破平台将为患者及时开出各自的账单 责任金额由其保险收益决定.
3. 所有的病人都可以在任何时候要求一份详细的账单.
4. 如果病人对他或她的说法有异议并要求提供有关的文件 对账单，工作人员将以书面形式提供所要求的文件 在10天内(如果可能的话)，并将持有账户至少30天 days before referring the account for collection.
5. 佛罗里达大学健康冰球突破平台可以批准支付计划安排的病人谁 表明他们可能难以在一次分期付款中支付余额.
   1. 患者金融服务管理部门有权做出例外处理 在特殊情况下，根据具体情况执行本政策.
   2. UF健康冰球突破平台不需要接受病人发起的付款安排 并可将帐户转介给如下所述的催收机构 病人不愿作出可接受的付款安排或已违约 on an established payment plan.

II. Collections Practices

A. 在遵守相关的州和联邦法律，并按照 与本账单和收款政策中概述的条款, 佛罗里达大学健康冰球突破平台可能从事收集活动-包括特别 收集行动(ECAs) -收集未偿还的患者余额.

1. 一般催收活动可包括[对报表的跟进查询]
2. 患者余额可转介给第三方收集在 discretion of UF Health Flagler Hospital. Accounts will be referred for collections only with the following caveats:
   1. 有合理的理由相信病人欠了这笔债.
   2. 所有第三方支付方均已妥为结算，剩余债务也已付清 is the financial responsibility of the patient. UF Health Flagler Hospital shall 不向病人开出保险公司有义务支付的任何金额的账单.
   3. 佛罗里达大学健康冰球突破平台将不转介帐户收集，而索赔 the account is still pending payer payment. However UF Health Flagler Hospital may 如果某些要求被卡住，将其归类为“拒绝” 在"待定"模式中等待不合理的时间，尽管 efforts to facilitate resolution.
   4. 佛罗里达大学健康冰球突破平台将不转介帐户收集凡索赔 was denied due to a UF Health Flagler Hospital error. However, UF Health Flagler Hospital 是否仍可将这类申索的病人责任部分转介收取 if unpaid.
   5. 佛罗里达大学健康冰球突破平台将不转介帐户收集哪里的病人 是否已申请经济资助或其他UF健康冰球突破平台 佛罗里达大学健康冰球突破平台尚未通知患者 (如果患者遵守了时间表) 以及在申请过程中描述的信息要求).

B. 合理努力和特别催收行动(eca)

1. 在参与eca以获得护理付款之前，UF健康冰球突破平台必须 做一些合理的努力来确定一个人是否 有资格根据我们的资助政策申请资助的人士:
   1. ECAs只能在第一次出院后120天开始 statement was provided.
   2. However, at least 30 days before initiating ECAs to obtain payment, UF Health Flagler Hospital shall do the following:
      1. 向个人提供一份书面通知，表明该职位的可用性 列出可能获得的经济援助计划 支付护理费用，并给出启动eca的最后期限 (不早于第一张出院后帐单后120天) and 30 days after the written notice)
      2. 提供FAP的简单语言摘要以及上述通知
      3. 尝试口头告知患者FAP的情况，以及他或她如何 may get assistance with the application process
2. 在做出合理的努力后确定经济援助资格 如上所述UF健康冰球突破平台(或其授权的业务合作伙伴) may take the following ECA to obtain payment for care:
   1. 向信用报告机构和/或信用局报告不利信息
3. 如果患者对先前提供的护理有未偿还的余额, 佛罗里达大学健康冰球突破平台可以从事延期的ECA, denying, or requiring payment 在提供额外的医疗必要(但非紧急)护理之前 only when the following steps are taken:
   1. UF健康冰球突破平台为患者提供FAP应用程序和平原 language summary of the FAP
   2. UF健康冰球突破平台提供书面通知，表明可用性 财政援助和指定任何期限后，完成 不再为先前的护理事件申请援助 be accepted. 该截止日期必须在通知日期后至少30天 或在第一次出院后240天内对账单进行事先结算 care—whichever is later.
   3. 佛罗里达大学健康冰球突破平台作出合理的努力口头通知个人 关于财政援助政策，并说明如何获得援助 with the application process.
   4. UF健康冰球突破平台处理在加速的基础上任何FAP申请 previous care received within the stated deadline
4. 患者金融服务最终负责确定是否 an individual is eligible for financial assistance. This body also has 决定组织是否可以继续进行的最终权力 any of the ECAs outlined in this policy.

III. Financial Assistance

所有帐单患者将有机会联系UF健康冰球突破平台 关于他们账户的财务援助，付款计划选择， and other applicable programs.

1. UF健康冰球突破平台的财政援助政策是免费的 of charge.

Request a copy:

• 亲自到佛罗里达大学健康冰球突破平台的任何注册地点
• 通过致电账单部/金融倡导者904-819-4539或邮寄 a request 2155 Old Moultrie Rd Suite 103, St. Augustine, FL 32086
• Online at http://www.flaglerhospital.org/
  • 个人对用友健康冰球突破平台的财务问题 援助政策可以通过电话联系财务咨询办公室 at 904-819-4539 or in person at 400 Health Park BLVD, St. Augustine, FL 32086

IV. Customer Service

A. 在计费和收款过程中，UF健康冰球突破平台将提供 通过实施以下准则，为客户提供优质服务:

1. 佛罗里达大学健康冰球突破平台将对虐待，骚扰， 雇员的冒犯性、欺骗性或误导性的语言或行为.
2. UF健康冰球突破平台将保持一个简化的过程，为病人的问题 和/或纠纷，其中包括一个免费电话号码，患者可以 电话和一个显眼的商业办公室地址，他们可以写信给你. 这些信息将继续列在所有病人的账单和收款单上 statements sent.
3. 在收到病人的沟通(电话或书面)后， UF健康冰球突破平台的工作人员将返回电话给病人及时 尽可能(但不超过接到电话后一个工作日) and will respond to written correspondence within 10 days.
4. 佛罗里达大学健康冰球突破平台将保留患者投诉日志(口头或书面)。 that will be available for audit.